暑い日が続きますね。

こよみでは10日もすれば9月を迎えます。

お子さんたちの学校も始まりますね。

きっと夏休みの宿題に追われているころではないでしょうか？

 

お子さんたちの宿題もそうですが、家に中での書類整理に頭を悩ます

方も多いのではないでしょうか？

 

家での書類整理が大変な理由はいくつかあります。

〇家庭内にはさまざまな書類が蓄積されているため、

整理が必要な書類の量が多いこと。

 

〇書類にはさまざまな種類の情報が含まれており、

カテゴリーや分類が異なる書類を整理する必要があるため、

情報の多様性が整理作業を難しくしてしまうこと。

 

〇書類には感情的な価値を持つものや過去の思い出を含むものもあり、

それらに対する感情的なつながりが整理作業を難しくすること。

 

〇情報の重要性や将来の利用可能性を考慮することから、

どの書類を保持し、どの書類を廃棄するかを判断が難しいこと。

 

〇家事や仕事など他の日常的な活動との兼ね合いで、

十分な時間を確保することが難しい場合があり、

整理作業に十分な時間を割くことが難しいこと。

 

〇書類整理には決断が必要ですが、

決断を先延ばしにすることで整理作業が滞ることがあります。

どの書類をどう処理するかを決めることは意志力を必要とすること。

 

〇適切な整理方法やファイリングシステムについての知識が不足している場合、

効果的な整理が難しいこと。

 

〇不要な書類を断捨離することは、

過去の思い出や情報への愛着からくる難しさがあること。

（感情的なつながりを断つことが難しい場合もあります。）

 

ではどうすれば、家での書類整理がスムーズにいくのでしょうか？

家での書類整理を効果的に行うための基本的なステップとは？

 

• 全体の評価と目標設定

まず、どの書類を整理する必要があるかを評価しましょう。

目標を設定して、どのカテゴリーや項目を整理するかを決定します。

• 必要なツールの準備

ファイルフォルダ、ファイルボックス、ラベル、ペン、

シュレッダー（不要な書類の廃棄に使用）、

デジタル整理に必要なクラウドストレージなどのツールを用意します。

• カテゴリー分類

書類を関連するカテゴリーに分類します。

例えば、家計、保険、医療、教育などのカテゴリーを作成します。

• ファイリングシステムの設定

カテゴリーごとにファイルフォルダを用意し、書類を整理します。

フォルダには適切なラベルを貼り、中身を明示することが大切です。

• 不要な書類の削除と廃棄

期限切れの書類や不要な書類は、シュレッダーで破棄するか、

適切な方法で処理しましょう。

必要な情報だけを整理することで、スペースを節約できます。

• デジタル書類の整理

デジタル文書も整理しましょう。

フォルダやタグを使用してデジタルファイルを整理し、

必要なものはクラウドストレージにアップロードします。

• 整理のルーチン化

定期的に整理を行うルーチンを設定します。

週次や月次で、新しい書類を整理し、

不要なものを処理する時間を確保しましょう。

• 重要書類の保管

重要な書類（証明書、契約書、保険関連など）は

防火・防水の安全な場所に保管します。

必要なときにすぐに取り出せるように注意しましょう。

• デジタルバックアップ

デジタル書類も定期的にバックアップを取ることをおすすめします。重要なデータが失われることを防ぎます。

• 持続的な改善

整理方法が効果的かどうかを定期的に見直し、

必要に応じて改善を加えていきましょう。

 

これらのステップを順番に実行することで、

家庭内の書類整理が効率的に行えるようになります。

整理された状態を維持するために、継続的に整理を行うことも大切です。

 

では、反対に家での書類整理でやってはいけないことは？

（家での書類整理を行う際には、避けるべきことは？）

１．重要な書類の適切な保存を怠ること

重要な書類（出生証明書、契約書、保険ポリシーなど）を適切な場所に保管せずに放置することは避けてください。

火災や水害から保護される場所に保管することが重要です。

２．全ての書類を保管し続けること

全ての書類を永久に保管しようとすると、不要な情報が溜まり、

整理が難しくなります。

必要な情報だけを整理し、不要な書類は適切に処分することが大切です。

３．感情的なつながりに惑わされること

書類整理は客観的に行うべきです。

感情的なつながりや過去の思い出に惑わされず、

情報の重要性を優先しましょう。

４．整理が習慣化されないこと

一度だけ整理を行って終わりにせず、定期的な整理の習慣を持つことが大切です。

整理が習慣化されないと、再び書類が散らかってしまう可能性があります。

５．機密情報の不適切な処理

機密情報や個人情報を適切に処理しないことは避けてください。

不要な情報はシュレッダーで破棄するか、

セキュリティ対策を講じた廃棄方法を選びましょう。

６．無理な整理と断捨離

一度に大量の書類を整理しようとすると、

疲れや混乱を招くことがあります。

無理な整理や急な断捨離はストレスを引き起こす可能性があるため、

段階的に進めることをおすすめします。

７．他人の書類の勝手な整理

他人の書類を無断で勝手に整理することは避けてください。

共有のスペースであれば、了承を得るか、共通のルールを設けることが重要です。

８．整理方法の強制

他の家族メンバーや同居人に対して無理に自分の整理方法を押し付けることは避けましょう。協力し合い、共通の整理方法を話し合うことが大切です。

 

 

ここに記載しましたのは、あくまでも一般論ですので、各家庭にあった

対応を頂けましたら幸いです。

 

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